Convenios
Objetivo
El sistema de Convenios centraliza el registro, administración y consulta de convenios entre la UNICEN y entidades públicas y/o privadas, permitiendo verificar rápidamente su estado y vigencia.
Funciona como una herramienta integral que agiliza el seguimiento de expedientes y optimiza el intercambio con áreas clave como Legales, Asuntos Jurídicos, Despacho y Consejo Superior. Asimismo, provee estadísticas estratégicas del sistema, tales como la cantidad de convenios firmados, vencidos o los tiempos promedio de demora del proceso.
Características
- Visión centralizada de la información
- Sistematización del proceso
- Sincronización con el sistema de expedientes
- Consistencia de datos
Prestaciones
- Carga y gestión de convenios
- Seguimiento y trazabilidad
- Controles automatizados en la carga de contrapartes con el web service de AFIP
- Consultas históricas
- Repositorio digital de los documentos
Evolución y Futuro del Sistema
Actualmente, la plataforma opera en conjunto con el sistema propio de Expedientes de la UNICEN. Con el fin de poder incorporar la firma digital, se está trabajando en un nuevo desarrollo técnico orientado a su integración con el sistema SUDOCU, mediante la implementación de un bundle específico dentro del Portal Huarpe.
Contexto de Uso
El sistema de convenios involucra a diversos actores de la universidad bajo las siguientes pautas operativas:
- Las solicitudes de convenios pueden ser iniciadas desde cualquier Unidad Académica de la universidad.
- El seguimiento se centraliza en áreas especificas, diferenciándose según el alcance del acuerdo sea nacional o internacional.
- La aprobación del mismo está sujeta al dictamen emitido por Asuntos Jurídicos y la aprobación por parte de Legal y Técnica
- La aprobación y/o corrección del convenio queda sujeta al dictamen legal emitido por Asuntos Jurídicos y a la posterior validación de la Secretaría Legal y Técnica.
- La redacción normativa está a cargo de la Dirección de Despacho.
- Resguardo documental: Se da intervención al área de Archivo en los casos que resulte necesario el resguardo documental para su preservación física o digital.
Usuarios
Circuito de Información
Interfaz
La interfaz de producción vigente mantiene una línea estética y funcional similar a la de la mayoría de los sistemas propios desarrollados por la institución.
Próxima versión
En paralelo, se trabaja activamente en el diseño y desarrollo de una nueva interfaz moderna, responsiva y adaptada a las pautas de accesibilidad para su uso óptimo desde diversos dispositivos.
Conexión con otros sistemas
- Tiene una conexión recíproca con el sistema de Expedientes para la creación y el mantenimiento actualizado de los movimientos, ya que los convenios se tramitan mediante expedientes.
- Consume el listado de normas del sistema de Despacho, para obtener la lista actualizada de resoluciones, ordenanzas, etc.
- Se comunica a través de la API CMIS al repositorio de documentos Alfresco donde se almacenan todos los documentos que se adjuntan al sistema.
- Se comunica con la API de ARCA obteniendo datos de las contrapartes a partir de su CUIT.
Seguridad
- Control de transacciones contra el sistema de Expedientes, para garantizar la integridad de los datos
- Esquema de Perfiles de usuarios, acceso a opciones por usuario