Expedientes

El sistema de gestión de Expedientes y Notas Internas permite llevar un registro digital de los expedientes de la institución, facilitando la búsqueda de documentos por distintos criterios. Brinda información sobre los movimientos y el estado de los mismos.

Objetivo

Los objetivos básicos que persigue el sistema son:

• Descentralizar el movimiento de los expedientes.
• Brindar información en tiempo real sobre el lugar y estado de los expedientes.
• Facilitar la búsqueda de expedientes por distintos criterios.

Prestaciones

El sistema cuenta con diversa funcionalidad a la cual los usuarios tendrán o no acceso dependiendo del sector al que pertenezcan.  De esta manera se puede diferenciar a dicha funcionalidad de la siguiente manera:

• General: accesible por todos los usuarios.
  • Búsqueda de expedientes
  • Efectuar observaciones
  • Efectuar movimientos
  • Analizar movimientos
• Específica: accesible únicamente por el personal de Mesa de Entradas.
  • Creación de expedientes
  • Caratulado de expedientes
  • Archivar expedientes
  • Administración de usuarios

Contexto de Uso

Áreas

• Todos los sectores de la universidad 

Actores

• Personal de Rectorado y demás dependencias de la Universidad. 
• Personal de Mesa de Entradas.

Usuarios

Todos los sectores de la universidad:

Interfaz

Pantalla con expedientes pendientes de recepción

Pantalla de búsqueda principal 

Conexión con otros sistemas 

• Tiene una conexión recíproca con Convenios para mantener actualizados los movimientos de los expedientes de convenios.
• Se comunica a través de la API CMIS al repositorio de documentos Alfresco donde se almacenan todos los documentos que se adjuntan al sistema. 
• Obras, Correspondencia y Rendición de Subsidios consumen datos de los expedientes.
• Alimenta SIU-Wichi.

Seguridad

• Utilización de un motor de base de datos con control de transacciones.
• Esquema de Perfiles de usuarios, acceso a opciones por usuario

Manual del Usuario